Gerne würde ich einen brauchbareren Beitrag schreiben, wie einst bei der Migration von Exchange Server 2003 zu MDaemon (siehe hier und hier), aber leider klappte es nicht so einfach, wie es sein könnte.

Ausgangslage war die Server-Umstellung von einem SBS 2008 zu Windows Server 2016 Standard (siehe hier). Der Rest lies sich relativ einfach umziehen, vorab wurde allerdings geprüft, ob und wie der Exchange Server 2007 zu MDaemon migriert werden kann. Daher stammen die Ergebnisse bzw. Erkenntnisse dieser Zeilen.

Es könnte so einfach sein

alt-n stellt für die Migration diverse Tools zur Verfügung, für ältere Exchange-Ausgaben wäre das MDMigrator (bis 2007), für Neuere (ab 2010 SP1) der ActiveSync Migration Client.

Outlook 2013 trotz aller notwendigen Updates nicht verwendbar

Die (theoretisch) maximal höchste Version von Outlook die mit Exchange Server 2007 verwendet werden kann ist Outlook 2013. Dafür muss min. Service Pack 2 installiert sein. Allerdings trotz aller Updates für diese Exchange- und Outlook-Version klappte die Verbindung nicht. Also zurück zu Outlook 2010, womit es zumindest was die Verbindung betrifft eine Probleme gibt.

Exchange Server 2007 vorbereiten

Es müssen die notwendigen Berechtigungen erteilt werden, damit der verwendete Benutzer auf die Daten zugreifen kann. In der Exchange Management Shell folgende Befehle ausführen:

Add-ADPermission -identity 'mailbox database' -user 'serviceaccount' -ExtendedRights Receive-As "serviceaccount" z.B. durch "administrator" ersetzen
Add-ADPermission -identity 'mailbox database' -user 'administrator' -ExtendedRights Receive-As
Add-ADPermission -identity 'mailbox database' -user 'journal' -ExtendedRights Receive-As

Zielcomputer

• Der Zielcomputer muss Mitglied der Domäne in dem sich auch der Exchange Server befindet sein.
• MDaemon muss installiert sein.
• Ausgehend von 64-bit MDaemon wird ein 64-bit Outlook benötigt.
• MDaemon muss einmal gestartet worden sein.
• MDaemon muss für die Dauer der Migration beendet sein. (Gemeint ist damit der Dienst, aus dem Startmenü „MDaemon beenden“ anklicken.)
• MDMigrator starten, Exchange Server und Benutzer angeben, die zu migrierenden Konten auswählen.

Soweit, so gut, dann aber die Überraschung:

Bei den Nachrichten die Importiert wurden, gibt es Datumsfehler. Vieles fehlte komplett. Fatal dabei ist, dass das Ausmaß des Scheiterns erst im Log offentsichtlich wird. Kurzum: Nicht brauchbar. Nach langem suchen und testen war klar, das es nicht besser werden wird.

Dazu passend fand sich bei folgendem YouTube-Video ein Kommentar:

Migrating to MDaemon from Microsoft Exchange Server

Ulrich Müller schrieb dort:

Hi,

Your post is very good.

BUT the mdmigrator DOES ACTUALLY NOT WORK with Exch 2007 and 2010 because
the adminustratve group mdmigrator is searching for does not find the admin..
groups of Exch 07/10. In these Exchange Versions the admin groups have
additional infos at the end of the group name like ( FYDIBOHF23SPDLT) at the end.

Here in the log file of mdmigrator this info is shown.

EBUG, szPath = LDAP://BUERO/CN=InformationStore,CN=SBS,CN=Servers,CN=Erste
administrative Gruppe,CN=Administrative Groups,CN=mycompany,CN=Microsoft
Exchange,CN=Services,CN=Configuration,DC=buero,DC=mycompany,DC=loc

I can see here that mdmigrator is searching an old path.
Theese group names are orphaned and you should use an ini-file or
something like that to define the name of the location within the AD
to get around this problem. I think you will also help users to migrate
from Exch 07 an 2010 and further versions - don't you ? I sent my problem
description to Ebertlang germany. A really great and competent support team !!!

But this problem has to be solved through your developers.
Hope to get a solution soon . Show must go on!

THANKS Ulrich

Man ist also nicht alleine und ja, das Tool ist schlicht nicht auf dem aktuellen Stand.

Plan B

Wenn es nur um E-Mails geht, kann man diese z.B. via IMAP oder MailStore Server (Archivieren oder Importieren, dann nach Outlook exportieren) übernehmen.

Man könnte auch die Exchange Konten in Datendateien exportieren und dann, nachdem Outlook via Outlook Connector an MDaemon angebunden wurde, diese einhängen und per Hand die Daten (Mails, Kontakte, Termine, etc.) verschieben oder kopieren.

Beim Kunden wurde schlicht der Outlook Connector auf den Arbeitsplätzen installiert, das MDaemon-Konto parallel zum Exchange-Konto in Outlook eingebunden und dann die Daten vom Exchange- zum MDaemon-Konto kopiert. Nach Abschluss des Kopiervorgangs wurde ein neues Outlook-Profil nur mit bzw. für MDaemon angelegt.

E-Mails direkt via IMAP umkopieren (ungetestet)

Es gibt diverse Tools um Nachrichten via IMAP von einem Konto in ein anderes zu kopieren. Zunächst muss IMAP im Exchange Server aktiviert werden:

blogperle – IMAP Exchange 2007 einrichten

Mögliche Kandidaten für das Umkopieren sind z.B.

imapsync (kommerziell)

IMAPSize (abgekündigt)

MS TechNet Gallery – Simple IMAP Copy Tool for Windows

IMAPCopy (Stand: 2009)

Natürlich könnte man auch Thunderbird und Co. verwenden. Für einen Skript-gesteuerten Ablauf eignen sich die anderen Tools besser.

Fazit

Es scheitert an der Inkompatibilität des Migrationstools, das ist gelinde ausgedrückt Schade, denn ohne diese Schwierigkeiten wäre es einfacher und schneller von Statten gegangen. Zum Glück gab es bei diesem Kunden eine überschaubare Anzahl an Konten, so das es schlicht per Fleißarbeit geglückt ist. Für größere Umgebungen dürfte das allerdings kaum eine Lösung darstellen.

Quellen

http://www.altn.com/Support/KnowledgeBase/KnowledgeBaseResults/?Number=KBA-01707

http://static.altn.com/Collateral/How-To-Quick-Start-Guide/A4_MDaemon-Mail-Server_Exchange-Migration_How-To-Quick-Start-Guide.pdf

LW:\MDaemon\App\MDMigrator.txt

Immer mal wieder sind meine ActiveSync-Konten in Gmail unter Android nicht synchron mit meinem MDaemon-Postfach. Gemeint ist damit das z.B. auf dem Smarthone eine Mail gelöscht wird, diese aber dann dennoch in Outlook oder im WorldClient nach wie vor vorhanden ist oder das neue Nachrichten in Outlook/WorldClient angezeigt werden, aber in Gmail nicht. Manchmal ist es aber auch so, das ein Konto aktuell ist, das zweite allerdings nicht. Das geht dann über Stunden so, also alles im Allem ein Ärgernis.

Manuell aktualisieren dauert ewig, falls es überhaupt ein Ende findet. App schließen und wieder öffnen hilft auch nicht. Erst die Kombi aus:

• App schließen,
• Cache leeren („Einstellungen – Apps – Gmail – Speicher – Cache leeren“) und
• App erneut öffnen

bringt den Abgleich unter Umständen wieder ins Lot, aber leider auch nicht immer. Im ActiveSync-Log des MDaemon sieht man zudem, das ständig Kommunikation stattfindet, folglich scheint es kein Verbindungsproblem zu sein.

Support-Anfrage läuft, mal sehen, was dabei herauskommt.

Unter iOS hatte ich ähnliche Schwierigkeiten, dort hat zum manuellen Aktualisieren dann i.d.R. geholfen, die Mail-App zu schließen und erneut zu öffnen.

Grundsätzlich sollte Software wenn möglich aktuell gehalten werden. Vorallem gilt das für durchaus kritische und/oder exponierte System wei z.B. Mailserver, so auch für den MDaemon Messaging Server. Das aktuelle Update empfiehlt sich auch wegen der EFAIL-Thematik.

Wir hatten bislang zwei Auffälligkeiten nach der Aktualisierung, jeweils in Verbindung mit dem „Outlook Connector“, der nun „MDaemon Connector“ heisst:

• Der auf den Arbeitsplätzen installierte Connector verbindet sich nicht mit MDaemon:
  In solch einem Fall den Connector, falls noch nicht geschehen, aktualisieren oder diesen neu installieren.
• Der Zugriff via Outlook Connector ist nicht möglich, die Option im Benutzerkonto unter „Mail-Dienste – Zugriff über IMAP – Zugriff über MDaemon Connector aktivieren“ ist deaktiviert und ausgegraut:
  Die Registrierung und die Lizenz-Anzahl wird zwar richtig angezeigt, aber dennoch kann der Connector nicht genutzt werden. Abhilfe schafft den Connector zu de- und erneut zu aktivieren:Hilfe – Aktivierung ihrer MDaemon-Software – MDaemon Connector deaktivieren/aktivieren

Quellen:

http://archive.altn.com/outlookconnector/Archive/5.5.1/RelNotes_en.html

Update 22.05.2018

Bei einer Installation reagierte der interne Webserver nicht mehr. Dieser lief zwar, aber es konnte kein WorldClient aufgerufen werden. Vermutlich in Folge klappte am 19.05.2018 die automatische Verlängerung des Let’s Encrypt-Zertifikats ebenfalls nicht. Da es sich um keinen dedizierten Dienst handelte und über die Verwaltungskonsole ebenfalls keine Reaktion auf „De-/Aktivieren“ erfolgte, wurde im Task-Manager die „WorldClient.exe“ beendet. Der Webserver startete automatisch neu und war zudem auch wieder erreichbar.

Update 14.08.2018

Das zwar die Lizenzen aktiviert waren, aber weder ActiveSync noch der MDaemon Connector (aka Outlook Connector) funktionierten hatten wir nun auch bei einer Migration, bei der MDaemon auf einen anderen Server umgezogen wurde. De-/Aktivieren hilft.

Einen MailStore- oder MDaemon-Server auf eine neue oder andere Maschine umzuziehen ist dank der Anleitungen und der simplen hereingehensweise normalerweise kein Problem. Mit ein wenig Vorbereitung und der einen oder anderen Kleinigkeit nach der Migration ist der Vorgang in der Regel schnell und gut abgeschlossen.

Zu Beginn sollte man die Anleitungen der Hersteller oder Anbieter parat haben:

MailStore Server – Hilfe – Umziehen des Archivs

EBERTLANG – Knowledge Base – Umzug der MDaemon Installation auf einen neuen Server mit abweichenden Laufwerksbuchstaben

EBERTLANG – Knowledge Base – Umzug der MDaemon Installation auf einen neuen Server mit identischem Laufwerksbuchstaben

Altn – Knowledge Base – MDaemon 18.0 – Moving MDaemon to a new server or OS using a different directory path

Altn – Knowledge Base – MDaemon 18.0 – Moving MDaemon to a new server or OS using the same directory path

Vorab die Ordner bereits soweit möglich synchronisieren

Als Vorbereitung kann man mittels Robocopy bereits das MailArchive des MailStore Servers und den MDaemon-Ordner bereits auf dem neuen Server sozusagen vorbereiten. Die Befehlssyntax dazu lautet z.B.

robocopy "<Quelle>" "<Ziel>" /zb /mir /copyall /r:0 /w:0 /xj /np /tee /log:<MailStore_oder-MDaemon>-%date%.txt

So kann man über Nacht bereits einen Erstabgleich durchführen.

Natürlich klappt das nicht mit Dateien, die sich gerade im Zugriff befinden, dies betrifft i.d.R. die MailStore Server-Datenbank, aber die Nachrichten werden schonmal kopiert. Da am Stichtag bereits das Gross der Daten vorhanden ist, dauert der finale Abgleich nicht mehr lange und der eigentliche Umzug bzw. die Ausfallzeit werden so ziemlich klein gehalten.

Zertifikate mitnehmen

Möchte man die Zertifikate mitnehmen, so muss man diese auf dem alten Server zuerst ex- und auf dem Neuen importieren. Dies kann man bereits im Vorfeld tun:

• Eine leere MMC öffnen („Start – Ausführen – mmc“).
• Auf „Datei – Snap-in hinzufügen/entfernen…“ klicken.
• Bei „Verfügbare Snap-ins“ ganz nach unten Scrollen und „Zertifikate“ auswählen.
• Auf „Hinzufügen“ klicken, „Computerkonto“ und dann „lokalen Computer“ auswählen.

Das Zertifikat des MailStore Server befindet sich unter

Eigene Zertifikate - Zertifikate

Das Zertifikat des MDaemon-Servers befindet sich unter

Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen - Zertifikate

Jeweils mit einem Rechtsklick auf „Alle Aufgaben – Exportieren“ kann man das jeweilige Zertifikat samt privatem Schlüssel exportieren. Beim Import auf dem neuen Server sollte die gleiche Stelle wie auf dem alten Server ausgewählt werden!

MailStore Server umziehen

Das klappt im Regelfall ohne Überraschungen wie vom Hersteller beschrieben. Einzig die Dienst-Konfiguration (Zertifikat, VSS, API, …) muss man händisch wieder einstellen. Hat man das Zertifikat mitgenommen, so muss man Dieses ggf. in der MailStore-Dienst-Konfiguration nochmal auswählen. Den Clients fällt der Serverwechsel, sofern sich IP- oder Hostname bzw. FQDN nicht geändert haben, auf diese Art nicht auf. Wird ein neues oder anderes Zertifikat verwendet, muss den Clients min. der Fingerprint des neuen Zertifikats mitgeteilt werden.

Ggf. müssen die Archivierungsjobs angepasst werden, falls sich die Adresse zum Mailserver ändert!

MDaemon Server umziehen

Auch hier klappt es wie beschrieben. An welche Stellen man allerdings nochmal etwas anpassen muss, hängt von der bisherigen Konfiguration ab.

Auf jeden Fall muss nach dem Umkopieren und „Drüberinstallieren“ der Dienst unter

Einstellungen - Voreinstellungen - Windows-Dienst

wieder angelegt werden. Erfahrungsgemäss ist es zudem eine gute Idee nochmal die IP-Adressen (IPv4/IPv6), das Zertifikat als auch ggf. die Ports nochmal zu bestätigen:

Domänen-Manager - <Domäne> - Hostname & IP

Einstellungen - Web- & IM-Dienste - SSL & HTTPS

An diesen Stellen sollte nicht nur geschaut werden, ob die richtigen Angaben drin stehen, sondern explizit nochmal eintragen (IP) oder Auswählen (Zertifikat). Bei letztgenannten dann unbedingt den Webserver neu starten!

Parallel dazu muss man im Gegensatz zum MailStore Server die Windows-Firewall selbst konfigurieren. Die entsprechenden Regeln kann man im Vorfeld bereits anlegen.

Sofern verwendet muss ggf. unter

Einstellungen - MDaemon Connector... - Allgemeines

noch der Posteingangs- und Postausgangsserver angepasst werden.

Clients anpassen

Die Clients muss man im Idealfall gar nicht anfassen, sofern statt IP-Adressen oder server-bezogener FQDN ein FQDN wie z.B.

mail.domain.tld

für die Anbindung von MailStore und Outlook-Connector oder Mail-Clients verwendet wird. Da reicht es dann aus, den DNS-Eintrag zu aktualisieren und, falls nötig, den DNS-Cache auf den Clients zu löschen oder diese mal neu zu starten.

Wie lange kann es denn nun dauern?

Das ist natürlich höchst unterschiedlich, da es von Datenmenge, Leistungsfähigkeit der Server und des Netzes als auch der Vorbereitung und der eigenen Erfahrung abhängig ist.

Als Beispiel dient eine MDaemon-Migration, die Dank dieser Vorbereitung dann lediglich 20 Minuten Ausfallzeit benötigt hat. Am längsten hat man gebraucht, die Pfade bzw. den Laufwerksbuchstaben anzupassen und nochmal IP-Adresse und Zertifikat zu bestätigen.

Auf einem kunden-eigenen Surface-Tablet zeigte Outlook 2016, das mittels MDaemon Connector an einen MDaemon Messaging Server angebunden ist, die Ordner und Dialoge in Englisch statt in Deutsch an. Das automatische Aktualisieren klappte ebenfalls nicht. Beim Versuch den Connector zu reparieren, zu aktualisieren, zu deinstallieren oder neu zu installieren kam es meist zu nachfolgender Fehlermeldung:

Mitunter variierte die Angabe hinter „…OCService.exe“, z.B. „uninstall“. Unter Umständen erscheint eine Fehlermeldung, die besagt, das Konto sei bereits vorhanden. Letztlich scheint alles die gleiche Ursache zu haben. Dabei spielt es nahezu keine Rolle ob für den Installations- oder Reparaturvorgang die EXE- oder MSI-Datei verwendet wird. Beim Deinstallieren über „Einstellungen – Apps“ bzw. die „Systemsteuerung – Programme und Fuinktionen“ kommt es ebenfalls zu diesem Fehler. Der Dienst „OCService“ ist vorhanden und wird ausgeführt.

Umgehen kann man diesen Fehler und den damit verbundenen Abbruch dadurch, das man den Dienst „OCService“ beendet und die Datei

C:\Windows\SysWOW64\OCService.exe

umbenennt oder löscht. Danach den MDaemon Connector de- und anschließend erneut installieren. Nun sollte die Installation erfolgreich durchlaufen und die Sprache wieder stimmen.

Nach der nennen wir’s mal unglücklichen Übernahme von Kerio durch GFI und der daraus resultierenden Situation mit monatelang keine Updates und die, die es gab auch noch Schwierigkeiten verursach(t)en, wurde es Zeit sich etwas anderes einfallen zu lassen.

Etwas eigenartig war zudem die Situation, das der DACH-Vertrieb kurz nach der Übernahme sehr aktiv ein anderes Produkt als Kerio angeboten hat. Das wunderte nicht nur uns, sondern auch weitere Partner, wie sich in diversen Gespräche zeigte. Im Kerio-Forum war zudem des öfteren zu lesen, das aufgrund der Probleme mit Abgleich usw. der eine oder andere wohl zu Exchange migrieren will/muss oder sogar getan hat.

Wir nahmen die Schwierigkeiten der vergangenen Monate und die demnächst auslaufende Lizenz beim Kunden zum Anlass, ein Crossgrade von Kerio Connect zu MDaemon Messaging Server vorzunehmen. Zum einen fällt dann die Entscheidung leichter, zum anderen sollten die bekannten Probleme mit Kerio Connect ein Ende finden.

Bemerkung: Wenn von Kerio Connect die Rede ist, ist damit der eigentliche Server zzgl. ActiveSync und Outlook Connector gemeint. Ebenso verhält es sich mit MDaemon Messaging Server, nachfolgend MDaemon genannt, bei dem ebenfalls ActiveSync und MDaemon Connector (vormals Outlook Connector) verwendet wird.

Vorbereitung

Bei der vorhandenen Kerio-Installation mussten nur eine handvoll Postfächer umgezogen geworden, daher hielt sich der Aufwand in Grenzen und wurde manuell durchgeführt. Für größere Installationen muss man sich da eher Gedanken machen, ob und wie man die Daten von A nach B bekommt (z.B. MailStore, imapsync, …).

So eine Migration ist fast immer eine gute Gelegenheit aufzuräumen, so konnten alte nicht mehr benötigte Postfächer zuvor in Outlook als Datendatei (*.pst) exportiert werden. Die Mails ansich kann man sich dabei ggf. sparen, sofern eine Archivierungslösung verwendet wird. In dieser Umgebung war ein MailStore Server vorhanden, von daher reichte es aus die restlichen PIM-Daten (Kontakte, Kalendereinträge, …) zu exportieren.

Ebenfalls eine gute Idee ist es, die Postfachgrößen und Anzahl der Elemente zu prüfen. Mehrere belegte Gigabyte an Speicherplatz zusammen mit zehntausenden Elementen können zu einer langen Laufzeit bei der Migration führen, ferner „mag“ das Outlook auch nicht besonders. Handelt es sich um sehr viele Mails, was in der Regel der Fall ist, sollte man einstellen, das Nachrichten älter als ein bestimmter Zeitraum nach erfolgreicher Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden.

Man kann zwar zwei Mail-/Groupware-Server auf einem System installieren, allerdings gibt das immer Heckmeck mit den Ports. Daher wurde vorab ein PC mit MDaemon und Outlook installiert, der für die Dauer der Migration als Quasi-Server herhalten musste. Da sich MDaemon bekanntermaßen schnell und einfach umziehen lässt, stellt das keinen großen Umweg dar.

Die Migration ansich

Am Stichtag wurde dann das Leihsystem vor Ort aufgestellt und der Kerio Connect Outlook Connector dort installiert. Anschließend wurden für jedes zu migriende Postfach ein Outlook-Profil angelegt und darin sowohl Kerio als auch MDaemon eingebunden. Als nächstes wurde die Erstsynchronisation des Kerio Outlook Connector durchgeführt. Auf diese Weise spart man sich die Zeit wenn es dann ans eigentliche Umstellen geht.

Nach Feierabend des Kunden wurde die Zustellung bzw. der Abruf von Kerio Connect, gemeint ist der Server, deaktiviert. Auf dem Leihsystem wurde das jeweils zu migrierende Postach mittels entsprechendem Outlook-Profil aufgerufen, der Kerio Connect sync abgewarted und dann mittels Kopieren und Einfügen die Daten umgezogen.

Je nach Menge der Daten ist dabei etwas Geduld gefragt, mitunter stürzt Outlook auch ab, so das man neu starten muss.

Bemerkung 1: Klappt es mit dem Outlook Connector nicht, kann man Outlook 2013 oder neuer via ActiveSync einbinden und darüber kopieren. Gerade bei dieser unklaren Synchronisations-Thematik in der letzten Zeit zwischen Kerio und Outlook kann man darauf zurückgreifen oder damit noch einen Export der Daten vornehmen.

Bemerkung 2: Apropos Export, mitunter klappt es mit der Export-Funktion von Outlook nicht, alle Daten herauszuholen. Zur Not muss man händisch eine Datendatei anlegen und Ordner für Ordner manuell kopieren.

Bemerkung 3: Natürlich kann auch IMAP und *DAV verwendet werden, dies dann lieber mit Thunderbird als mit Outlook.

Kerio Connect deinstallieren

Bevor man Kerio Connect deinstalliert sollte man zur Sicherheit eine finale Datensicherung erstellen. Danach, wie bei jeder anderen Windows-Anwendung auch, über die Systemsteuerung des Produkt deinstallieren.

Hinweis: Es bleiben die Nutzdaten sozusagen als Rest zurück. Der Standardpfad lautet

C:\Program Files\Kerio

Diese kann man ebenfalls nochmal sichern und dann entfernen.

MDaemon umziehen

Da gibt’s nicht wirklich was dazu zu sagen, das läuft wie immer:

Ein paar Notizen zur Migration von MailStore- und MDaemon-Servern

Nachdem die Daten aus Kerio Connect zu MDaemon kopiert und Kerio Connect deinstalliert war, wurde der MDaemon auf den Kundenserver verschoben.

Clients anpassen

Richtung Finale geht es dann an die Arbeitsplätze. Dort das Outlook-Profil löschen, den Kerio Outlook Connector deinstallieren, den MDaemon Connector installieren, ein neues Outlook-Profil an- und darin das MDaemon-Konto hinterlegen. Outlook starten und den Erstabgleich abwarten.

Leider kommt es immer wieder vor, das Outlook dabei abstürzt. Bislang scheint nur zu helfen, Outlook so oft neu zu starten, bis das der Abgleich abgeschlossen ist. Das kostet leider immer Zeit und Nerven.

Sofern Mobilgeräte (Smartphone, Tablet) verwendet werden, müssen dort die Konten gelöscht und neu angelegt werden.

Hinweis: Selbst wenn Serveradresse, Benutzernamen samt Kennwort, etc. gleich bleiben, müssen die Konten neu angelegt werden!

Da seitens des Kerio Outlook Connectors auf den Clients Reste zurückbleiben, sollte man diese ebenfalls entfernen. Bei diesem Kunden hat das pro PC immer um die 100GB ausgemacht! Der Standardpfad lautet:

%LocalAppData%\Kerio

Nacharbeiten

Sofern z.B. mittels Server-Eye der Kerio Connect überwacht wurde, müssen die entsprechenden Sensoren gelöscht werden. Für MDaemon gibt es leider keine spezifischen Server-Eye Sensoren, den E-Mail-Versand und -Empfang kann man mit Mailroundtrip überwachen.

Hat man an der Kerio-Datensicherung „gedreht“, siehe hier, sollte man dies ebenfalls entfernen.

Wird eine E-Mail-Archivierung wie MailStore Server verwendet, so müssen die Archivierungsaufgaben angepasst werden.

Abschlussbemerkung

Auch wenn für diese Migration ein Abend „drauf gegangen“ ist, so konnte der Kunde am nächsten Tag nahezu wie gewohnt arbeiten. Klar, ein paar Ordner sehen anders aus, im Großen und Ganzen war das allerdings kein Problem.

Durch den Wegfall von Kerio Connect ist nun auf dem Server sogar mehr Speicherplatz frei. Das liegt mitunter an der Art, wie Kerio Datensicherungen erstellt hat. Da bei MDaemon alles im Dateisystem liegt, ist eine Sicherung überaus einfach.

Wird beim Einrichten von Outlook via Assistent oder über die Systemsteuerung keine Auswahl für MDaemon Connector angeboten kann dies zwei Ursachen haben.

Im Dialog „Konto hinzufügen“ fehlt gänzlich die Auswahl von nicht direkt durch Outlook unterstützten Protokolle.

In einem solchen Fall sollte geprüft werden, ob Office bzw. Outlook als 32- oder 64-bit Version installiert ist, in Abhängigkeit davon muss entsprechend das MDaemon Connector Plugin installiert werden.

Speziell bei Office 365 kann es zudem vorkommen, das nur die Anbindung von Office 365-Konten angeboten wird, deaktivieren kann man dies via Registry:

Entweder unter

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\setup

oder unter

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\setup

einen neue DWORD-Wert mit dem Namen „DisableOffice365SimplifiedAccountCreation“ und dem Wert „1“ anlegen.

Quelle:

Microsoft Support – Vereinfachtes Kontenerstellung Outlook 2016 deaktivieren

Bei einem Kunden stürzte der Dienst des MDaemon Messaging Servers nach dem Update auf die aktuelle Version 19 alle paar Minuten ab. Im Ereignisprotokoll von Windows gab es meist einen Verweis auf die „WorldClient.exe“, dies führt allerdings in die Irre, wie es scheint.

Die Lösung für diesen Fall bestand darin, alle MDaemon-Dienste zu beenden. Bei einem Blick in den Task-Manager fiel dann auf, das noch die „MDSpamD.exe“ lief. Diese wurde ebenfalls beendet. Nach dem Neustart der Dienste ist (bis jetzt) alles wieder gut.

Offenbar war dieser eine Prozess vmtl. noch von der vorigen Version am Laufen.

Wer mit verschlüsselten E-Mai-Anhängen wie z.B. PDFs oder ZIPs hantiert, wird in Verbindung mit dem MDaemon Messaging Server schnell feststellen, das diese Nachrichten in der Quarantäne-Warteschlange landen.

Hintergrund dieses Verhaltens ist die Voreinstellung, das der Virenschutz Nachrichten die er nicht prüfen kann in die Quarantäne verschiebt. Das ist soweit gut und gewollt, kann aber bei eingangs erwähnten Anhängen störend sein.

Potentielle Abhilfe gibt es mehrere:

• Die MDaemon-Verwaltung öffnen.
• Zu „Sicherheit – AntiVirus – AntiVirus – Virenprüfung“ wechseln.

An dieser Stelle kann man die Funktion deaktivieren (nicht empfohlen) oder dahingehend Einschränken, das kennwortgeschützte Dateien ausgenommen sind. Der bessere Weg ist allerdings Ausnahmen einzurichten. Unschön ist, das man bestehende Ausnahme-Einträge nicht editiereren kann.

Ebenfalls hilfreich ist, die Quarantäne-Warteschlange im Auge zu behalten, so kann man ggf. zeitnah eingreifen, falls etwas relevantes „geblockt“ wird. Gut ist hier die Möglichkeit einer E-Mail-Benachrichtigung, die man unter

Warteschlangen - Nachrichtenwarteschlangen/DSN - Nachrichten-Warteschlangen - Störungswarteschlange

konfigurieren kann.

Bei einem Outlook das mittels MDaemon Connector an einen MDaemon Messaging Server angebunden ist poppten seit Wochen Serientermine auf, die es eigentlich nicht mehr geben sollte.

Ein Blick via Webmail zeigte diese Termine im Kalender des Benutzers, wie auch im Outlook-Kalender, nicht (mehr) an. Dennoch kamen bei jedem Outlook-Start die Erinnerungen hoch. Beim Versuch diese Termine zu bearbeiten meldete Outlook, das diese Elemente nicht geöffnet werden können.

Ein Löschen des MDaemon Connector-Caches half ebenso wenig wie gezielt das zurücksetzen der Outlook-Erinnerungen mittels „/cleanreminders“.

Da bei MDaemon alle Daten im Dateisystem liegen und man nicht mit einer Datenbank hantieren muss, gestaltete sich die Suche nach den zu den Terminen zugehörigen *.msg-Dateien relativ einfach. Aber der Reihe nach.

Bevor es an die eigentlichen „Termin-Dateien“ ging stand die Frage wie man diese ermitteln kann. Bei über 500 Terminen im Kalender des Anwenders durchaus eine relevante Angelegenheit.

Ein Blick in die Datei „calender.mrk“ unter „\MDaemon\Users\<domain>\<username>\Calendar.IMAP“ hilft da ggf. schon, da diese einfach per Notepad und co. geöffnet und gelesen werden kann. Darin nach dem Termin-Betreff gesucht liefert im Idealfall den passenden Eintrag samt verweis auf die zugehörige *.msg-Datei. Das sieht z.B. so aus:

 <Event ID="1011" Sequence="0" Priority="1" BusyStatus="0" IntendedBusyStatus="2" AllDay="1" ReminderSet="1" ReminderMin="720" Private="0" lastModified="2018-12-12T21:35:06.000Z">
<Modified>2018-12-12 21:35:06</Modified>
<iCalUid>aa8c5459877946df8ba2c7062d57d7ec</iCalUid>
<TNEF>md50000001012.msg</TNEF>
<Start>2010-05-05 00:00</Start>
<End>1969-12-31 23:59</End>
<Subject><![CDATA[Geburtstag von ]]></Subject>
<Creator><![CDATA[E-Mail-Adresse]]></Creator>
<Planner><![CDATA[E-Mail-Adresse]]></Planner>
<Recurrence Type="4" SubType="2" DayOfMonth="5" MonthOfYear="5" Interval="1">
<Start>2010-05-05 00:00</Start>
<End>4500-12-31 23:59</End>
<TimeZone Bias="-60" StandardName="" StandardDate="0000-10-04 03:00" StandardDayOfWeek="0" StandardBias="0" DaylightName="" DaylightDate="0000-03-05 02:00" DaylightDayOfWeek="0" DaylightBias="-60"/>
</Recurrence>
<Comment/>
</Event>

Das war auch hier so. Folglich wurden die Einträge aus der „calender.mrk“ entfernt und die *.msg-Dateien gelöscht. Damit war ein Teilerfolg erzielt, dennoch erschien noch eine Erinnerung zu der es keinen Eintrag in der *.mrk-Datei gab.

Da die *.msg-Dateien einfache Textdateien sind, können diese ebenfalls leicht geöffnet, gelesen bzw. durchsucht werden. „Spuckt“ die Windows-eigene Suche nichts aus, kann man auf (portable) Tools wie z.B.

UltraSearch

zurückgreifen. Dieses als ZIP-Archiv herunterladen, entpacken und ausführen. Mindestens den MDaemon-Users-Ordner als Quelle auswählen und bei „<Suche nach Dateiinhalt>“ ein Stichwort aus dem fehlerhaften Termin eintragen.

Je nach Menge der zu durchsuchenden Dateien und Performance des Systems kann es eine Weile dauern, bis ein finales Ergebnis vorliegt. Jedenfalls konnte so eine weitere *.msg-Datei mit dem „Problem-Termin“ identifiziert und entfernt werden.

Nun war der Spuk beendet und alle mittlerweile ungewollten Termine bzw. deren Erinnerungen entfernt.

Quellen:

Microsoft TechNet – Wiki – Outlook Troubleshooting: Delete reminders that keep returning

Zen Software Knowledge Base – I’m using Outlook Connector. Why have my calendar reminders stopped working?

Mit Hilfe von Regeln im Inhaltsfilter lassen sich Mails direkt serverseitig behandeln. So können Nachrichten mit bestimmten Absender, Betreff oder sonstigem Header beispielsweise in Unterordner einsortiert oder anderweitig verarbeitet werden. Dies geht bis hin zum Ausführen externer Skripte inkl. Auswertung des Rückgabewerts, damit stellt der Inhaltsfilter ein mächtiges Werkzeug dar.

Über welchen Weg man die Regeln erstellt, gemeint ist via klassische Verwaltungskonsole oder über den Browser, spielt keine Rolle, die Handhabung ist bei beiden nahezu identisch und unterscheidet sich hauptsächlich in der Optik.

Anbei ein paar Beispiele, was man damit alles anstellen kann:

Mails mit bestimmten Betreff verschieben

Diese Regel verschiebt Nachrichten die entweder an eine oder an eine andere Adresse geschickt werden und einen bestimmten Betreff haben automatisch in einen Unterordner.

Wichtig zu wissen ist, das es bei MDaemon zwar diverse vordefinierte Aktionen gibt, aber leider kein Verschieben als solches (außer zur Störungswarteschlange) möglich ist. Daher kopiert man die Nachricht zunächst in den Ziel-Ordner und löscht sie anschließend. Das Löschen bezieht sich dann auf den ursprünglichen (Quell-)Ort der Nachricht, nicht auf die Kopie!

3CX-Mails über die Status-Änderung von SIP-Trunks zu bestimmten Zeiten löschen

Bei dieser Regel werden alle Mails von bestimmten Absendern die zwischen 21:00-21:59, 22:00-22:59 und 04:00-04:59 eintreffen automatisch in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben. Man könnte die Nachrichten auch gleich endgültig löschen, dann hat man allerdings keine Möglichkeit z.B. via Outlook nachzuschauen, ob da was ankam oder nicht.

Bei der Verwendung von benutzerdefinierte Kopfzeilen spielt die Groß-/Kleinschreibung keine Rolle und man kann jeden verfügbaren Header verwenden. Welche es in einer typischen zu sortierenden Nachricht gibt, lässt sich bei MDaemon leicht mittels Notepad ermitteln, da die Mails in Dateiform im Dateisystem liegen.

Externe Skripte ansprechen

Selbst die Verwendung von externen Skripten mit und ohne Auswertung des Rückgabewerts ist möglich. Dem Skript kann der Name der aktuellen Nachrichten-Datei (*.msg) übergeben werden:

Am Beispiel von Batch-Dateien kann mittels Blindparameter dann der Dateiname weiter verwendet werden:

set Mail=%1

Wichtig: Der Pfad zur Datei ist nicht enthalten! Im Regelfall ist die Mail erstmal im Posteingang („C:\MDaemon\Users\<domain>\<username>“, eine Ordner „Inbox“ gibt es nicht).

Auf diese Art könnte man weitere Virenscanner oder anderweitige Filter integrieren aber genauso gut via Mail bestimmte Aktionen auslösen.

Update 04.06.2019

Noch ein schönes Beispiel ist das automatische Ablegen von Dateianhängen im Dateisystem. Auf diese Weise lassen sich z.B. automatisch Rechnungen im PDF-Format in ecoDMS speichern:

Bis hierhin war’s für mich ein langer Weg, gut ein Jahr hat er in Anspruch genommen. Ja, Gmail und Kalender funktionieren (irgendwie), aber so richtig schnell und zuverlässig zumindest bei mir eher nicht. Bei den Terminen fiel das in meinem Fall nicht so ins Gewicht, bei den Mails hingegen umso mehr, bekomme ich doch unter anderem die Monitoring-Alarme per elektronischer Post, von den Notdienst-Voicemails ganz zu schweigen. Da muss der Abgleich schnell, einfach und vor allem zuverlässig sein!

Nachdem seit längerem das Ganze mit den Bordmitteln immer wieder hakt und die Nachrichten teils extrem (Minuten bis Stunden) verzögert ankommen und zu allem Überfluss dazu selbst gelöschte Nachrichten immer noch angezeigt werden oder wie durch Geisterhand wieder erscheinen, wohlgemerkt nur auf dem Smartphone, nicht in Outlook und schon gar nicht im MDaemon ansich, war es nun doch mal wieder an der Zeit eine Testrunde zu drehen.

Nach einem kurzen und erfolglosen Ausflug zur Outlook-App von Microsoft und einem Fehlstart mit Mailwise, dort lies sich nicht mal das Konto einbinden, kommt nun Nine von 9Folders zum Einsatz.

Kurz und knackig ausgedrückt ist in dieser App alles drin: Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Wahlweise mit Abgleich zu den Bordmitteln (gilt für Kalender und Kontakte) und der Einzel-Verknüpfung auf dem Homescreen. Letztgenanntes meint das z.B. der Kalender direkt verlinkt werden kann ohne erst Nine öffnen und dann zum Kalender wechseln zu müssen.

Es gibt einiges zum Einstellen, die Konfiguration kann gesichert und wiederhergestellt werden. Die Handhabung ist einfach und der Abgleich (Sync) ist rasend schnell. Kein Vergleich zu den bisherigen (Fehl-)Versuchen. Ein Traum! Auch wenn es die Homepage nicht vermuten lässt, die App ist mehrsprachig und steht somit unter anderem in Deutsch zur Verfügung. Nebenbei bemerkt: Eine Anbindung von Mails via IMAP funktioniert ebenfalls.

Nine kann 14 Tage getestet werden. Die App kostet einmalig $14.99 USD (Umgerechnet 13,95 €, Stand: 02.01.2020), Mengenrabatte bzw. Volumenlizenzen sind möglich. Kleiner weiterer Pluspunkt an dieser Stelle: Die Lizenz kann direkt beim Hersteller via PayPal erworben werden, man muss nicht über Google’s PlayStore gehen. Das kommt Nutzern ohne Google Konto, also solchen wie mir, entgegen.

Nine steht darüber hinaus zusätzlich für Apple iOS (iPhone, iPad) zur Verfügung. Dort sogar mit halbjährlicher, jährlicher oder Lifetime-Lizenz.

Andy

Schon immer Technik-Enthusiast, seit 2001 in der IT tätig und seit über 10 Jahren begeisterter Blogger. Mit meiner Firma IT-Service Weber kümmern wir uns um alle IT-Belange von gewerblichen Kunden und unterstützen zusätzlich sowohl Partner als auch Kollegen. Die Schwerpunkte liegen auf der Netzwerkinfrastruktur, den Betrieb von Servern und Diensten.

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Verwendet man beim MDaemon Messaging Server die ActiveSync-Erweiterung und existieren mehrere Anwender, die diese nutzen dürfen sowie etliche Anwender die dieses nicht nutzen (dürfen), so kann es schnell unübersichtlich werden.

In der MDaemon-Verwaltungskonsole kann man über

Einstellungen - ActiveSync - Benutzerverwaltung

auf einen Blick sehen, welche Benutzer zur Nutzung von ActiveSync berechtigt sind.

Interessant bzw. relevant ist an dieser Stelle der Haken bei

"Benutzerkonten beim ersten Zugriff über ActiveSync Berechtigung zur Nutzung erteilen"

Dieser ist ab Werk gesetzt, erlaubt allerdings mitunter nicht berechtigten Anwendern den Zugriff über dieses Protokoll. Wichtig ist das vor allem wenn man eine unterschiedliche Anzahl an MDaemon-Connector und ActiveSync-Lizenzen hat.

Benötigt man eine Liste der ActiveSync-Anwender beispielsweise zu Dokumentationszwecken, so lassen sich die aktuell berechtigten Nutzer in folgender Datei auslesen:

C:\MDaemon\Data\AirSyncUsers.dat

Andy

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Der Open Source Virenscanner ClamAV ist in jeder MDaemon Messaging Server-Installation, unabhängig vom SecurityPlus Addon, enthalten und per Voreinstellung aktiv.

Wer einen leistungsfähigeren Virenschutz beispielsweise in Form einer UTM oder anderer Security-Gateways vor dem MDaemon-Server betreibt oder der Mailserver in Sachen Arbeitsspeicher etwas schwach ausgestattet ist, der kann den ClamAV deaktivieren:

• Die MDaemon-Verwaltungskonsole starten.
• Zu „Sicherheit – AntiVirus“ wechseln.
• Bei „AntiVirus – Virenprüfung“ in „Module für die Virenprüfung“ den Haken entfernen bei „Nachrichten mit Hilfe des Moduls ClamAV prüfen“.

Die Änderung greift ohne Neustart sofort, an Arbeitsspeicher wird ca. 1 GB freigegeben.

Andy

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Möchte man den Zugriff auf MDaemon’s Webmail bsplw. mittels Link, Einbettung, etc. von einem anderen Web-Portal aus Integrieren, bietet sich an, die Anmeldedaten (Benutzername, Passwort) in der URL mitzugeben.

Auf diese Weise entfällt ein ggf. mehrfaches Anmelden an verschiedenen Seiten. Die notwendigen Angaben beschreibt der Hersteller hier:

(FAQ) How can I pass logon details to WorldClient from another page?

Kurzum sieht die notwendige Adresse so aus:

https://<FQDN-oder-IP>/worldclient.dll?View=Main&User=<Benutzername>&Password=<Passwort>

Der Benutzername entspricht im Regelfall der E-Mail-Adresse, außer man hat etwas anderes konfiguriert.

Wie der Hersteller richtig zu bedenken gibt, sollte diese Art der Anmeldung nur an vertrauenswürdigen, nicht-öffentlichen Computern verwendet werden und ggf. nach deren Nutzung der Browserverlauf gelöscht und der Browser geschlossen werden.

Andy

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Während das Corona-Virus weiter um sich greift und in Folge mehr und mehr Menschen zu Hause bleiben (müssen) und/oder vom HomeOffice aus Arbeiten, bietet dies beispielsweise die Gelegenheit kostenfrei sich weiterzubilden.

So hat EBERTLANG alle Vor-Ort-Schulungen abgesagt, dafür allerdings nun kostenfrei diverse Zertifizierung, unter anderem für MailStore und MDaemon, Online im Angebot:

EBERTLANG – Blog –
Nach Veranstaltungsabsagen wegen Corona: kostenlose Online-Zertifizierungen bei EL

Ich nutze diese Gelegenheit, auch wenn die Umstände nicht schön sind, um die eine oder andere Zertifizierung aufzufrischen und um Neues zu lernen.

Andy

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An die „worldclient.dll“ des MDaemon Messaging Server Webservers können mehrere Parameter angehängt werden, so lässt sich beispielsweise das WebMail-Interface mit einem Wunsch-Theme aufrufen.

Die URL ist wie folgt zusammengesetzt:

https://<FQDN-oder-IP>/worldclient.dll?Theme=Mobile

Zur Auswahl stehen:

• Lite
• Look Out
• Mobile
• WorldClient

Das Ganze ist dann beispielsweise mit den Zugangsdaten kombinierbar:

MDaemon: An Webmail per URL anmelden

https://<FQDN-oder-IP>/worldclient.dll?Theme=Mobile&View=Main&User=<Benutzername>&Password=<Passwort>

Dies ist zusammen durchaus sinnvoll, denn ruft man eine URL mit Zugangsdaten beispielsweise auf einem Smartphone auf, so wird immer das Standard-Theme „WorldClient“ verwendet. Das funktioniert dann leider nicht wirklich, da auf einem mobilen Gerät dieses Layout nicht besonders gut skaliert.

Quelle:

How to force mobile devices to use specific WorldClient themes

Andy

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Aus historischen Gründen existiert mitunter noch eine alte Mail-Domain die eigentlich gar nicht mehr genutzt wird, aber selbst Jahre später noch Lieferanten und Kunden an alte Adressen Nachrichten versenden.

Existiert im MDaemon Messaging Server die alte Mail-Domain nicht mehr, sondern diese gibt es nur noch beim Mail-Provider und sollen alle dort ankommenden Nachrichten in einen bestimmten (Unter-)Ordner eines Postfaches der aktuellen Mail-Domain lässt sich das mit Hilfe des Inhaltfilters umsetzen.

Die Ausgangslage für diesen Beitrag ist ein entsprechendes Live-Szenario. Beim Mail-Provider werden alle Nachrichten die an die alte Mail-Domain gesendet werden mittels Weiterleitungs-Regel(n) an ein Postfach der aktuellen, wenn man so möchte neuen, Mail-Domain weitergereicht. Soweit, sogut.

Allerdings ist so nicht unbedingt leicht erkennbar, ob an die alte oder neue Mail-Domain gesendet wurde. Da man allerdings genau das Wissen möchte um den betreffenden Absender einen entsprechenden Hinweis geben zu können, sollten diese Nachrichten in einen eigens dafür vorgesehenen Ordner einsortiert werden.

Die einfachste Regel dazu sieht folgendermaßen aus:

Kurzum: Enthält der „TO Header“ eine bestimmte E-Mail-Adresse bzw. -Domain wird die Nachricht in einen bestimmten Ordner verschoben.

Damit das Ganze auch mit beim Mail-Provider weitergeleiteten Nachrichten klappt muss die Regel so aussehen:

Man muss einen benutzerdefinierten Header „X-Original-To“ verwenden, denn bei weitergeleiteten Nachrichten wird der „TO Header“ umgeschrieben.

Das funktioniert, hat allerdings den Nachteil, das auch als spam-markierte Mails (der Betreff beginnt z.B. mit „[***SPAM***“) ebenfalls in den Ordner verschoben werden.

Das Ganze lässt sich mit einer kleiner Erweiterung der Regel(n) lösen. An dieser Stelle kommen reguläre Ausdrücke zum Einsatz. Eine sehr gute Hilfe- sowie Testseite finden sich hier:

MDaemon – Hilfe – Sicherheit – Inhaltsfilter und AntiVirus – Der Editor für den Inhaltsfilter – Regeln: Nutzung Regulärer Ausdrücke in den Filterregeln

FREEFORMATER.COM – Regular Expression Tester

Man legt eine Text-Datei, z.B. mit Notepad, an und fügt folgendes ein:

REGEX:^\[\*\*\*SPAM\*\*\*

Nun editiert man die Regel(n), aktiviert

If the Subject HEADER does NOT contain any words from text file

und verweisst auf die zuvor erstellte Datei. Wichtig ist, das die Regeln via „und“ verarbeitet werden, denn es soll ja nur Greifen wenn die entsprechende Domain UND NICHT die Spam-Markierung zutreffen. Rein in Textform sieht so eine Regel dann so aus:

Apply this rule to messages in the LOCAL & REMOTE queue

If the userdef1:X-Original-To HEADER contains 'old-domain.de'
and If the Subject HEADER does NOT contain any words from text file 'C:\Scripts\MDaemon\Filter.txt'
...then copy message to folder "C:\MDaemon\Users\new-domain.de\support\INBOX.IMAP\old-domain.IMAP\"...
and delete this message

Übrigens: Im MDaemon in der Live-/Protokoll-Ansicht auf der Registerkarte „Sicherheit – Inhaltsfilter“ kann man gut erkennen, ob die Regeln greifen und welche auf die jeweilige Nachricht „matchen“:

Mon 2020-06-08 02:49:58.185: Content Filter processing c:\mdaemon\queues\local\md50000171489.msg...
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: * Message return-path: <Absender>
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: * Message from: <Absender>
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: * Message to: <Epfänger>
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: * Message subject: Ich konnte nicht widerstehen und vorbeigehen!
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: * Message ID: <ID>
Mon 2020-06-08 02:49:58.185: Start Content Filter results
Mon 2020-06-08 02:49:58.187: * Message matched rule: 3 "Journal" (Hits: 109757)
Mon 2020-06-08 02:49:58.196: * Action: Message copied to directory
Mon 2020-06-08 02:49:58.214: * Message matched rule: 6 "ALT umleiten - X-Original-To" (Hits: 4405)
Mon 2020-06-08 02:49:58.214: * Condition: X-Original-To header contains [old-domain.de]
Mon 2020-06-08 02:49:58.214: * Condition: Did not match any words from C:\Scripts\MDaemon\Filter.txt
Mon 2020-06-08 02:49:58.222: * Action: Message copied to directory
Mon 2020-06-08 02:49:58.222: * Action: Message deleted (this action ends further rule processing)
Mon 2020-06-08 02:49:58.231: * Matched 2 of 14 active rules
Mon 2020-06-08 02:49:58.231: End of Content Filter results

Andy

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Idealerweise werden Spam-Mails schon gar nicht erst angenommen, eine der beliebtesten und sehr erfolgreichen Maßnahmen dabei ist das Greylisting.

Wird der eigene Mailserver sozusagen hinter einem Mail-Provider betrieben, d.h. dieser ruft die Nachrichten z.B. mit POP3 oder IMAP beim Anbieter ab, kann das Greylisting des Spamfilters des Mailservers nicht funktionieren.

Je nach Provider gibt es allerdings die Möglichkeit, Greylisting und andere Annahme-Filter zu aktivieren, ohne gleich ein gesamtes Arsenal an Filtern einschalten zu müssen.

Am Beispiel von All-inkl sieht das so aus:

• Über das KAS das jeweilige Webmail des entsprechenden Postfachs öffnen.
  Hinweis: Beim Anlegen neuer Postfächer im KAS nicht den Spamfilter aktivieren, denn dies schaltet evtl. mehr ein als einem Recht ist.
• Unter „Einstellungen“ auf „Spamfilter“ klicken.
• Nur den Abschnitt „Annahme-Filter“ aktivieren.

Auf diese Art läuft man nicht Gefahr, das als spam-markierte Nachrichten im Postfach beim Provider sozusagen hängen bleiben und dann ggf. niemals oder zumindest sehr lange Zeit unentdeckt bleiben, gerade bei false-positives ist das ein Thema.

Aktiviert man mehr Filter und belässt das Verschieben in den Spam-Ordner müsste man regelmässig das Provider-Postfach auf evtl. erwünschte Nachrichten hin überprüfen.

Bei anderen Mail-Providern sind die Spam-Filter-Möglichkeiten unterschiedlich. Bei 1&1 IONOS zum Beispiel kann man (leider) nur eine Empfindlichkeit einstellen, aber es gibt keine Möglichkeit vorzugeben was dann geschehen soll (außer in den Spam-Ordner zu verschieben).

Andy

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Outlook bietet die Möglichkeit Umfragen oder Abstimmungen zu erstellen und an eine Vielzahl von Empfängern zu senden.

Der Vorgang ist erfreulich einfach:

• Eine neue Mail erstellen.
• Auf „Optionen“ klicken und in der Gruppe Verlauf auf „Abstimmungsschaltfl. verwenden“ auswählen.
• Die gewünschten Punkte aktivieren.
• Die Nachricht versenden.

Das Ganze funktioniert allerdings nur in Verbindung mit Microsoft’s Exchange Server oder Office 365. Hinzu kommt, das die Abstimmungschaltflächen beim Empfänger nur innerhalb der Exchange- bzw. Office 365-Organisation und auch nur in Outlook zur Verfügung stehen. D.h. Mails die an externe Empfänger gehen, enthalten zwar den Text aber keine Schaltflächen.

Outlook in Verbindung mit Alternativen zum Exchange Server, wie bspl. dem MDaemon Messaging Server, bietet ebenfalls nicht die Möglichkeit Umfragen oder Abstimmungen zu realisieren.

Um unabhängiger zu sein kann man auf andere Dienste ausweichen. Eine Übersicht gibt es beispielsweise hier:

t3n – 11 Tools für Online-Umfragen: Diese Helfer erleichtern Befragungen

Quellen:

Outlook-Blog – Wie man eigene Optionen zur Abstimmung versenden kann

Microsoft Support – Erstellen einer Abstimmung in Outlook

Microsoft Support – Erstellen von Umfragen in E-Mail-Nachrichten und Überprüfen der Ergebnisse

Andy

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